La vida de un elemento del inventario

December 4th, 2009

2009 pronto llegará a su fin, ¿sabe dónde se encuentran los elementos de su inventario físico? Independientemente de si los guarda en un armario, en una oficina en desuso, o en un depósito, debe controlar cuántos productos tiene, cuántos de ellos se encuentran ordenados y cuándo debe volver a ordenarlos. Afortunadamente, QuickBooks cuenta con herramientas que le ayudan a realizar un seguimiento de todos esos números. Si las usa asiduamente, puede conocer bien el estado de su inventario, independientemente de dónde lo almacene.

(Nota: estas herramientas no se encuentran disponibles en Simple Start ni en QuickBooks Online)

Inventario 101
Observemos la vida de un elemento del inventario. Primero, debe indicarle a QuickBooks que venderá productos. Esta información se pregunta durante la entrevista de EasyStep, pero si por algún motivo no lo configuró, aún puede hacerlo. Haga clic en Edit/Preferences, luego en Items & Inventory y finalmente en Company Preferences. Asegúrese de que esté marcada la primera línea al igual que las otras líneas que desea que estén activas, según se muestra en la Figura 1.

Figura 1: si selecciona esta opción en la ventana Preferences, QuickBooks puede realizar un seguimiento en su inventario.

Luego, verifique su Chart of Accounts para determinar si debe agregar cuentas a fin de satisfacer las necesidades de su inventario. Es un procedimiento sencillo. Vaya a Lists/Chart of Accounts o bien, haga clic en el icono que se encuentra en la página principal. El Chart of Accounts es simplemente una lista de las cuentas que su compañía utiliza y de los saldos de cada una de ellas. QuickBooks realiza un cuadro según el tipo de compañía que tiene pero a medida que su empresa crece, es posible que deba agregar más.En la Figura 2 se muestra un ejemplo de la ventana Chart of Accounts.

Figura 2: En la ventana Chart of Accounts se muestra el saldo de cada una de sus cuentas.

Para agregar una cuenta nueva, haga clic en la flecha que se encuentra al lado de Account y haga clic en New. Seleccione el tipo de cuenta correcto y responda las preguntas que aparecen en la ventana Add New Account. Si tiene alguna pregunta, consulte el archivo de ayuda de QuickBooks.

Puede ver su inventario en alta definición
Luego, debe definir los productos de su compañía. Haga clic en Items & Services en la página principal. Se abre la lista de elementos. Siempre puede regresar aquí si necesita editar un elemento, pero ahora debe crear uno; por lo tanto, haga clic en Item/New. Aparecerá una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 3, pero los campos estarán en blanco. Los registros de los elementos en QuickBooks contienen mucha información sobre cada elemento, que se utilizará en formularios como facturas y documentos como informes.

Figura 3: El registro de un elemento le permite definir el producto de su compañía.

Complete la información en el registro de cada elemento que vende. No podrá modificar los números que se encuentran en la esquina inferior derecha; estos números provienen de otras partes del programa. Para los otros valores, la necesidad de realizar cambios depende del campo. Al definir el elemento, ingresó una cantidad en On Hand. Esto se modificará a medida que vende; por lo tanto, puede modificar el Reorder Point. Por otro lado, el programa calcula en costo promedio (valor del inventario) que es el costo total de los elementos en existencia dividido por la cantidad de elementos en existencia. On P.O. y On S.O. simplemente indican qué parte de su inventario depende de las órdenes de compra y de ventas.

Organícese mejor
QuickBooks permite crear conjuntos, grupos de elementos que se venden juntos como un kit. Si desea crear uno, haga clic en Lists/Item List, luego en la flecha que se encuentra al lado de Item y haga clic en New. Haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Type y seleccione Inventory Assembly. Complete los espacios en blanco en las ventanas de la misma manera que lo haría para un solo elemento y seleccione los elementos individuales del inventario en el cuadro que se encuentra en la parte inferior. En la Figura 4 se ilustra este cuadro.

Figura 4: Un conjunto de elementos facilita revisar información importante sobre los elementos.

Después de haber definido los elementos y los grupos, puede usarlos principalmente en dos lugares: formularios de transacciones y registros. Supongamos que está creando una factura. A medida que completa el formulario, podrá hacer clic en la flecha que se encuentra debajo de ITEM y ver una lista de los elementos que creó. Haga clic en uno de ellos y aparecerá la información que ingresó (por ejemplo, el precio). Haga clic en Reports/Inventory para personalizar y ejecutar los informes disponibles.

Realizar un inventario de manera adecuada, sin tener muchas o pocas cosas en reserva es muy importante para el balance financiero de su compañía. Las herramientas de seguimiento de QuickBooks pueden ayudarle a cumplir con los objetivos actuales.

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The Life of an Inventory Item

December 4th, 2009

2009 is soon drawing to a close. Do you know where your physical inventory items are? Whether you keep them in a closet, in an unused office, or a warehouse, you need to keep a close watch on how many products you have, how many have been ordered, and when it’s time to reorder. Fortunately, QuickBooks has tools that help you track all of those numbers. If you’re conscientious about making use of them, you should have a good sense of the state of your inventory, wherever you store it.

(Note: These tools are not available in Simple Start or QuickBooks Online.)

Inventory 101
Let’s take a look at the life of an inventory item. First, you have to tell QuickBooks that you will be selling products. It asks for this information during the EasyStep interview, but if for some reason you didn’t set this up, you can still do it. Click Edit/Preferences, then Items & Inventory, and then Company Preferences. Make sure the first line is checked, as well as any others you want active, as seen in Figure 1.


Figure 1: You can have QuickBooks track your inventory by selecting this option in the Preferences window.

Next, check your Chart of Accounts to see if you need to add any accounts to meet your inventory needs. This is easy. Go to Lists/Chart of Accounts, or click the icon on the home page. The Chart of Accounts is simply a list of the accounts your company uses, and the balance for each. QuickBooks sets a chart up for you based on the type of company you have, but as your business grows, you may need to add more. Figure 2 shows an example of the Chart of Accounts window.


Figure 2: The Chart of Accounts window shows you the balance for each of your accounts.

To add a new account, click on the arrow next to Account and click New. Select the correct type of account, and answer the questions in the Add New Account window. If you have any questions here, consult QuickBooks’ help file.

See your Inventory in High Definition
Next you’ll have to define your company’s products. Click Items & Services on the home page. The Item list opens. You can always come back here when you need to edit an item, but you may want to create one now. So click Item/New. You’ll see a screen similar to the one pictured in Figure 3, but its fields will be blank. Item records in QuickBooks contain a good amount of information about each item, which will be used in forms like invoices and documents like reports.


Figure 3: An item record allows you to define your company’s product.

Fill out the information in each item record for each item you sell. You won’t be able to alter the numbers in the lower right corner; these come from other parts of the program. As for the other values, the need to make changes depends on the field. When you defined the item, you entered an On Hand amount. This of course will change as you sell, so you can change the reorder point. Conversely, the average cost (value of your inventory) is calculated by the program; it’s the total cost of items in stock divided by the number of items in stock. On P.O. and On S.O. simply indicate how much of your inventory is promised on purchase orders and sales orders.

Get Better Organized
QuickBooks lets you create assemblies, groups of items that are sold together as a kit. If you want to create one, click Lists/Item List, then click the arrow next to Item and click New. Click the arrow under Type, and select Inventory Assembly. Fill in the blanks on the window as you would for a single item, and select the individual inventory items in the box at the bottom. This box is pictured in Figure 4.


Figure 4: An item assembly makes it easy to reviews important item details.

Once you’ve defined your items and assemblies, you can use them in two places primarily: transactions forms and records. Let’s say you’re creating an invoice. As you’re filling out the form, you’ll be able to click the arrow under ITEM and view a list of the items you’ve created. Click on one, and the details you’ve entered (like price) will appear. Click Reports/Inventory to customize and run the reports available.

Maintaining an adequate inventory-not keeping too much or too little on hand-is critical to your company’s financial balance. QuickBooks’ tracking tools can help you meet that ongoing goal.

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Nuevo Web Seminario – Declaración de Impuestos Utilizando Quickbooks y TurboTax en Español!

November 10th, 2009

A partir del mes de Noviembre, Quick Seminars LLC estará ofreciendo un nuevo web seminario: Declaración de Impuestos Utilizando Quickbooks y TurboTax en Español.

Este seminario está dirigido a las personas interesadas en conocer las herramientas necesarias que se deben tener en cuenta en el momento de preparar su  declaración de impuestos.  Este seminario está orientado específicamente para la declaración de impuestos de individuos y dueños de pequeños negocios establecidos bajo la entidad  legal de Sole Proprietorship (Trabajadores por Cuenta Propia).  Todos los temas se enseñarán de manera teórica y práctica en español.

Los siguientes temas, entre otros, se enseñarán en este seminario:

  • Requisitos para la declaración de impuestos: Estado civil, ingresos, manutención, mantenimiento del hogar, pariente calificado, jefe del hogar etc.
  • Créditos: Reembolsables y no reembolsables, de hijos, de ingresos, de adopción, para compradores de viviendas, etc.
  • Formularios de Impuestos: 1040, 1040 NR, 1040EZ, 1040A, Schedule C.
  • Trabajadores por cuenta propia: Negocio de un esposo o esposa, gastos del vehículo, uso de la vivienda para fines del negocio, seguro de salud, etc.
  • Deducciones detalladas: Gastos médicos y dentales, intereses, donativos, deducciones misceláneas etc.
  • Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN):Que es?, Para que se usa?, Quienes lo necesitan?, Como obtenerlo etc.
  • Como exportar información desde el programa de Quickbooks a TurboTax.
  • Cambios y novedades para el año 2009.
  • Sesión de preguntas y respuestas

Haga clic aquí para ver las fechas en el calendario

Haga clic aqui para registrarse

Este web seminario es ofrecido por internet solamente.  Usted deberá tener acceso a internet y una computadora (con micrófono), ya que nuestros seminarios se transmiten, en vivo, a través de una oficina cibernética.  Una vez que usted se haya inscrito en este seminario, le enviaremos toda la información correspondiente sobre como asistir al seminario desde su computadora.

Duración del seminario: 4-5 horas.
Instructor: Aaron Smoisman
Precio: Solo $95 (incluye material en español).

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Settle Up Fast with QuickBooks Bill Paying Tools

October 29th, 2009

Some of the financial crystal ball-types are telling us there are signs that the recession may be drawing some of its last breaths. But those bills are still coming in, and you may have had a long, dry summer and less income that you can use to meet those business obligations.

The desktop versions of QuickBooks can help. They can’t magically make more money appear in your coffers, but they can help you manage your bills so you’re always aware of what’s coming up and don’t get any nasty surprises. This keeps both you and your vendors happy, and minimizes the chance of affecting your credit report adversely. You can also maximize cash flow by being hyper-aware of when each bill is due and timing them appropriately.

(These bill-paying tools are available in all QuickBooks versions above Simple Start.)

Enter first, then pay
Of course, you can mimic your old manual method of bill paying by simply using QuickBooks’ check-writing convention. But if you do this, you risk paying the bill twice.  If you follow the process shown in Figure 1 by entering and the then paying, you’ll ensure that you record the expense in the same period it occurred.

To start, click the Enter Bills or Vendors/Enter Bills icon. The Enter Bills dialog box opens as shown in Figure 2. If you received a bill, be sure that box in the upper right is checked, and that the Bill radio button is filled in.


Figure 1: You’ll find these icons on QuickBooks’ graphical flow chart.


Figure 2: The Enter Bills dialog box.

Next, click the arrow next to the Vendor line to select an existing vendor or add a new vendor. Change the date if necessary, and enter a reference number (this may avoid confusion later). Then, enter the amount due.

When you initially set up vendors, you either set up terms for each vendor or accepted the default. So the Terms field should already be filled in, and will generate the correct bill due date. Enter a descriptive memo in that field if you’d like.

Tip: Use the right-click menu when you’re entering bills to see more options.

Since this was an expense, you’ll want to record it as such. Make sure the Expenses tab is highlighted, and click in the Account field. Click the arrow that appears to drop down the list, and select the appropriate expense type. Fill in the rest of the field on the line, making sure to check the Billable box if this is something you can bill back to a customer. If the expense needs to be split into separate categories, create a new line and amount for each. Your bill now looks something like Figure 3.

Click the Items tab and fill out the fields there if your expense involves products. You must have Inventory turned on to do this. Click Save & Close or Save & New. QuickBooks now works in the background, increasing Accounts Payable and dropping the bill into several reports.

Figure 3: Make sure your completed bill entry screen is as complete as possible.

Paying your debts
When it’s time to pony up, click on the Pay Bills icon, or click Vendors/Pay Bills. You’ll see a screen similar to Figure 4. Check the radio button next to the correct preference to view all bills, or to limit the list to those on or before a specific date. Put a check mark next to the bill(s) you want to pay. The correct amount should fill in by default, but you can change this to make a partial payment.

If you want to view the bill, take a discount, or use credits, click on those buttons. Select a payment date, method (check or credit card), and toggle to the correct account if it’s not showing.

Figure 4: The Pay Bills dialog box. Make sit easy to finish the job.

Once you’ve paid a bill, your Accounts Payable and checkbook balances decrease, and the vendor balance and reports are updated. QuickBooks stamps a PAID watermark on the bill to avoid confusion later on.

Tip: To find bills you’ve already paid, go to the Vendor Center.

So stop stacking your bills on an old spindle and ruffling through them every day to see what’s due. You’ll find that there are numerous benefits to using QuickBooks’ bill-paying features, such as an improved credit rating, a dearth of past-due notices, and better cash flow .

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Salde las deudas rápidamente con las herramientas de pago de facturas de QuickBooks

October 13th, 2009

Algunas bolas de cristal financieras nos indican que hay indicios de que la recesión puede estar dando sus últimos suspiros. Pero aún recibe esas facturas y es posible que haya tenido un verano prolongado y árido y menos ingresos de los que puede utilizar para cumplir con esas obligaciones comerciales.

Las versiones de escritorio de QuickBooks pueden resultar útiles. No pueden hacer aparecer mágicamente más dinero en sus fondos, pero pueden ayudarle a administrar sus facturas a fin de que siempre conozca todo lo que sucede y no se lleva sorpresas desagradables. Esto satisface tanto a usted como a sus proveedores y minimiza la posibilidad de que su informe de crédito se vea afectado de manera desfavorable. Además, al conocer muy bien cuándo se vencen todas las facturas y al poder sincronizarlas adecuadamente, puede maximizar el flujo de efectivo.

(Estas herramientas de pago de facturas están disponibles en todas las versiones de QuickBooks posteriores a Simple Start).

Ingrese primero y luego pague
Puede imitar su antiguo método manual para el pago de facturas de manera sencilla con la convención de confección de cheques de QuickBooks. Pero si hace esto, corre el riesgo de pagar la factura dos veces. Si realiza el proceso que se indica en la Figura 1 en el que ingresa y luego paga, se asegurará de registrar el gasto en el mismo periodo en que se incurrió.

Para comenzar, haga clic en el icono Enter Bills o Vendors/Enter Bills. Como se muestra en la Figura 2, aparece el cuadro de diálogo Enter Bills. Si recibió una factura, asegúrese de que el cuadro que se encuentra en la parte superior derecha esté marcado y de que el botón de opción Bill esté marcado.

Figura 1: encontrará estos iconos en el diagrama de flujo gráfico de QuickBooks.

Figura 2: Cuadro de diálogo Enter Bills.

Luego, haga clic en la flecha que se encuentra al lado de la línea Vendor para seleccionar un proveedor actual o agregar un proveedor nuevo. Si es necesario, cambie la fecha e ingrese un número de referencia (esto puede evitar que se produzcan confusiones más adelante). Luego, ingrese el monto adeudado.

Cuando configura a los proveedores al principio, puede establecer condiciones para cada proveedor o aceptar la opción predeterminada. En este caso, el campo Terms ya estará completo y se generará la fecha de vencimiento correcta de la factura. Si lo desea, puede ingresar una nota descriptiva en ese campo.

Sugerencia: cuando esté ingresando facturas, use el menú contextual para ver más opciones.

Como esto era un gasto, deberá registrarlo como tal. Asegúrese de que la pestaña Expenses esté resaltada y haga clic en el campo Account. Haga clic en la flecha que aparece para que se despliegue la lista y seleccione el tipo de gasto correspondiente. Complete el resto del campo en la línea y asegúrese de marcar el cuadro Billable si es algo que puede cobrar a un cliente. Si debe dividir el gasto en categorías diferentes, cree una línea nueva y un monto para cada una de ellas. Ahora su factura es similar a la que aparece en la Figura 3.

Haga clic en la pestaña Items y complete los campos que se encuentran allí si en su gasto se incluyen productos. Para hacer esto, debe tener Inventory activado. Haga clic en Save & Close o en Save & New. Ahora, QuickBooks trabaja en el fondo e incrementa las cuentas a pagar y divide la factura en varios informes.

Figura 3: asegúrese de que la pantalla de ingreso de facturas esté lo más completa posible.

Pago de deudas
Cuando sea el momento de cancelar las deudas, haga clic en el icono Pay Bills, o haga clic en Vendors/Pay Bills. Verá una pantalla similar a la que aparece en la Figura 4. Marque el botón de opción que se encuentra al lado de la preferencia correcta para ver todas las facturas, o bien, limite la lista a aquellas que se encuentran en o antes de una fecha específica. Coloque una marca de verificación al lado de las facturas que desea pagar. El monto correcto se debe completar de manera predeterminada, pero puede cambiar esta opción para realizar un pago parcial.

Si desea ver la factura, realizar un descuento o usar créditos, haga clic en esos botones. Seleccione una fecha de pago, un método (con cheque o tarjeta de crédito) y si no aparece el monto correcto, puede cambiarlo.

Figura 4: el cuadro de diálogo Pay Bills permite finalizar el trabajo fácilmente.

Después de haber pagado una factura, los saldos de sus cuentas a pagar y de la libreta de cheques disminuyen y se actualizan el saldo y los informes del proveedor. QuickBooks imprime un sello de agua que dice PAID en la factura para evitar confusiones en el futuro.

Sugerencia: para ver las facturas que ya pagó, vaya a Vendor Center.

Es hora de que deje de de apilar las facturas en un pincha papeles antiguo y de controlarlas todos los días para ver lo que debe pagar. Descubrirá que las funciones de pago de facturas de QuickBooks tienen muchos beneficios como una mejor calificación crediticia, menos avisos de vencimientos atrasados y un mejor flujo de efectivo.

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Tune up Your Business Plan with QuickBooks

September 12th, 2009

Do you have a business plan? If you don’t, even if you’re a sole proprietor, you should.
Business plans can be a good barometer for the health of your finances as a way to gauge whether or not you’re on the right path. If you don’t have a business path (or if yours is less than organized or polished), you can use QuickBooks’ tools to create or fine-tune one. We’ll show you how to use these tools to get the job done quickly and easily.

The Game Plan
To get started, select Company > Planning & Budgeting > Use Business Plan Tool and you’ll see what’s displayed in Figure 1. QuickBooks’ business plan tool uses a convention that other Intuit products use frequently: a lengthy wizard that walks you through the entire process. This tool supplies information and asks questions about what’s needed on each screen. You fill in the answers (or select from options) and the business plan wizard works in the background to place the data in the correct place.

The first topic you’ll be asked about is your company.  If you’re a new business, you’ll have to estimate in some areas, like the percentage of your sales that will come through credit. In other cases, you’ll be better able to answer in concrete terms. For example, what will your customer payment terms be? When do you want your business plan and financial projection to start?

Figure 1: QuickBooks walks you through the process of creating a business plan with an easy-to-use interface.

What’s Coming In?
Your income is up next, and this will take some figure-pulling (and maybe some hair-pulling). You can either fill in a spreadsheet manually, adding up to 20 categories, or use the Income Projection Wizard, as pictured in Figure 2. If you’ve already been working with your data in QuickBooks, the latter is certainly recommended. These numbers will be scrutinized very carefully, perhaps put under the microscope more than any other element of your business plan. Make sure you can back them up.

Figure 2: The QuickBooks Income Projection Wizard.

If you’re projecting manually, be prepared to calculate the Cost of Goods Sold (COGS).  This number contains three pieces:

  • Material: What percentage of each dollar pays for the cost of product(s)? If you’re a service company, enter the associated materials costs.
  • Labor: What percentage of each dollar is tied to the employee costs associated with goods production?
  • Other: What percentage of each dollar goes into other costs?

Business Expenses and More
You have the same two choices when you’re entering your expenses. You can enter them manually or use the Expenses Projection Wizard. If you do the latter, your projections can be based on either the last 12 months of history or an average from the last 12 months.

In the Interview section, you’ll need to have numbers available, including:

  • Beginning account balances
  • Assets you own or need to buy
  • Cash available to invest (if applicable)
  • Amortization and depreciation

As in other areas of the business planning tool, existing data in QuickBooks will be automatically filled, such in Figure 3.

You’ll also answer questions here about inventory (i.e., fixed or variable, minimum balance), vendor financing,  lines of credit, and your total credit limit.


Figure 3: The business planning tool pulls in existing data from QuickBooks.

Writing your Plan
Now it’s time to write, but don’t panic thinking you’ll face a blank screen. The Plan section is divided into three sections, and you can toggle between them. You can view the actual plan outline tree, which is a window that provides tips and examples, as well as a text entry window, as shown in Figure 4.

Though this is primarily a text-based section including information about things like your company background, products and services, and the competition, you’ll supply some numbers, too, and the rationale for arriving at them.


Figure 4: The Plan section is divided into three main sections.

Once you’ve completed all of the sections, you simply preview and print your plan. QuickBooks assembles it with all of the text, tables, graphs, and charts in the right place, and presents you with a professional business plan that you can take to the bank, or simply revisit from time to time to make sure you’re on course.

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Ajuste su Plan de Negocios con QuickBooks

September 8th, 2009

¿Tiene un plan de negocios? Si no lo tiene, debería hacerlo incluso si es una empresa unipersonal.

Los planes de negocios pueden ser un buen barómetro para determinar el estado de su situación financiera a fin de evaluar si se encuentra en el camino correcto o no. Si no tiene un plan de negocios, (o si el que tiene no está organizado o pulido), puede usar las herramientas de QuickBooks para crear o perfeccionar uno. Le indicaremos cómo utilizar estas herramientas para realizar esta tarea rápidamente y con facilidad.

La estrategia

Para comenzar, seleccione Company > Planning & Budgeting > Use Business Plan Tool, y aparecerá lo mismo que en la Figura 1. La herramienta para el plan de negocios de QuickBooks usa una convención que usan otros productos de Intuit frecuentemente: un vasto asistente que lo guía en el proceso completo. Esta herramienta brinda información y realiza preguntas sobre lo que es necesario en cada pantalla. Usted completa las respuestas (o selecciona las opciones) y el asistente para el plan de negocios que trabaja en el fondo, coloca los datos en el lugar correcto.

El primer tema sobre el que se le preguntará es su compañía. Si tiene una empresa nueva, deberá realizar estimaciones en algunas áreas como el porcentaje de las ventas que se realizarán a crédito.  En otros casos, podrá responder en términos concretos. Por ejemplo, ¿cuáles serán las condiciones de pago de sus clientes?  ¿Cuándo desea que comience el plan de negocios y la proyección financiera?

Figura 1: QuickBooks lo guía en el proceso de creación de un plan de negocios mediante una interfaz fácil de usar.

¿Cuáles son los ingresos?
Continuará con los ingresos y para esto, deberá hacer algunos cálculos (y puede agarrarse la cabeza). Puede completar una hoja de cálculo manualmente, agregando hasta 20 categorías o bien, usar el Income Projection Wizard, como se ilustra en la Figura 2. Si ya trabajó con sus datos en QuickBooks, ciertamente se recomienda la última opción. Estos números se controlarán cuidadosamente y quizás, se revisarán más que otros elementos de su plan de negocios. Asegúrese de poder justificarlos.

Figura 2: El Income Projection Wizard de QuickBooks.

Si realiza la proyección manualmente, prepárese para calcular el Costo de productos vendidos (Cost of Goods Sold, COGS). Este número consta de tres partes:

  • Material: ¿Qué porcentaje de cada dólar paga por el costo de los productos? Si tiene una compañía de servicios, ingrese los costos de los materiales relacionados.
  • Mano de obra: ¿Qué porcentaje de cada dólar está vinculado con los costos de los empleados relacionados con la producción de los productos?
  • Otros: ¿Qué porcentaje de cada dólar destina a otros costos?

Gastos comerciales y más
Tiene las mismas dos opciones que cuando ingresa los gastos. Puede ingresarlos manualmente o usar el Expenses Projection Wizard. En la última opción, las proyecciones se pueden realizar sobre los últimos 12 meses del historial o sobre un promedio de los últimos 12 meses.

En la sección Interview, deberá tener los números disponibles, estos incluyen los siguiente:

  • saldos iniciales de las cuentas
  • activos que posee o que necesita comprar
  • dinero en efectivo disponible para realizar inversiones (si corresponde)
  • amortización y depreciación

Al igual que en otras áreas de la herramienta de planificación comercial, los datos que ya existen en QuickBooks se llenarán automáticamente, como en la Figura 3.

Aquí también responderá preguntas sobre el inventario (es decir, si el saldo mínimo es fijo o variable), la financiación de los proveedores, las líneas de crédito y su límite total de crédito.

Figura 3: La herramienta de planificación comercial usa los datos que ya existen en QuickBooks.

Cómo escribir su plan
Es el momento de escribir, pero no entre en pánico pensando que tendrá una pantalla en blanco. La sección Plan está dividida en tres secciones y puede alternarlas. Puede ver el árbol del esquema del plan, que es una ventana que proporciona consejos y ejemplos, y una ventana de entrada de texto como la que se muestra en la Figura 4.

Aunque esta sección está principalmente basada en texto e incluye información sobre temas como los antecedentes de su compañía, los productos y los servicios y la competencia, también deberá ingresar algunos números y la justificación sobre cómo los obtuvo.


Figura 4: La sección Plan está dividida en tres secciones principales.

Cuando haya completado todas las secciones, podrá obtener una vista previa del plan e imprimirlo. QuickBooks lo prepara con la totalidad del texto, las tablas, los gráficos y los cuadros en el lugar indicado y le entrega un plan comercial profesional que puede llevar al banco o, simplemente, puede volver a consultarlo de tanto en tanto para asegurarse de que está en el rumbo correcto.

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Quick Seminars LLC anuncia nuevos web seminarios de Contabilidad en Español

August 31st, 2009

A partir del mes de Septiembre, Quick Seminars LLC estará ofreciendo web seminarios de Contabilidad y Análisis de Estados Financieros en Español.

Haga clic aquí para ver la descripción de los web seminarios de Contabilidad

Haga clic aquí para ver la descripción de los web seminarios de Análisis Financieros

Haga clic aquí para ver las fechas en el calendario y registrarse en los web seminarios

Solo por el mes de Septiembre, los web seminarios de Contabilidad y Análisis de Estados Financieros en Español, tendrán un precio promocional de $80 (cada web seminario).  A  partir del mes de Octubre el precio será de $95 por web seminario.

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Save Time for Summer by Memorizing Transactions

August 29th, 2009

Unfortunately, your work with QuickBooks doesn’t end just because it’s summer, the weather’s great, and school’s out. But there are ways to minimize your time spent managing your money and maximize your time at the beach. Memorizing transactions is one such way. When you memorize a transaction, QuickBooks remembers all of the relevant details and either processes it automatically or reminds you that it’s due.
A memorized transaction could be bills that show up in the same amount every month, like your Web-hosting payment, or obligations that change regularly, like your utility bill. You can specify the amount due if it’s static, or leave the amount open if it regularly changes, making this feature very flexible and easy to set up.

Jog your memory
Once you start teaching Quickbooks to memorize transactions, you’ll wonder why you didn’t use this handy feature before.  Say you want to automate your electric bill. First, create a transaction without an amount, like the one shown in Figure 1. Click the Edit menu, and then click Memorize Bill. The dialog box shown in Figure 2 opens.

Figure 1: To memorize a bill payment that changes regularly, fill out the transaction form minus the amount.

Figure 2: When you click Edit/Memorize Bill, this dialog box opens.

The vendor’s name appears in the Name field. If you want a more descriptive name so you’ll recognize it in a list, change it here. You have a few decisions to make in order to set up the repetitive transaction:

  • Do you want QuickBooks to remind you in advance of the bill’s due date? Click Remind Me.  If not, click Don’t Remind Me. And if it’s a bill whose amount remains the same every time, you can click Automatically Enter. If the transaction is a part of a group you’ve created, click the With Transactions in Group button.
  • How often do you pay this bill? Generally, it will be monthly, but QuickBooks gives you several options.
  • Check the Number Remaining box if you have a transaction with a finite number of payments, such as paying off a company vehicle.
  • How much warning do you want? Enter a number in the Days In Advance To Enter field.
  • If you’ve created a group and you want this transaction to be a part of it, select the name from the drop-down list.

When you want to use a memorized transaction, click the Lists menu, then Memorized Transactions List to open the dialog box shown in Figure 3. You can also “memorize” repetitive reports. Open the report you want to work with by clicking, for example, Reports/Company & Financial/Profit & Loss YTD Comparison. A dialog box like the one in Figure 4 opens. Accept the name presented, or change it to one that you’ll more easily recognize. If you want to save reports in groups you’ve created, like Accountant, select the group from the drop-down list.


Figure 3: The Memorized Transactions List allows you to customize to your preference.

Figure 4: The Memorize Report dialog box.

Thanks for the memories
Memorized transactions and reports can not only save you time for more summer adventures: They provide another way for QuickBooks to give you a quick look at what you owe and are owed, and how your company is performing overall.

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Memorice Transacciones en QuickBooks y Ahorre Tiempo Para el Verano

August 24th, 2009

Desafortunadamente, su trabajo con QuickBooks no termina sólo porque sea verano, el clima sea magnífico y el ciclo escolar haya finalizado. No obstante, hay maneras de minimizar el tiempo que utiliza administrando su dinero y maximizar el tiempo que pasa disfrutando de la playa.  Memorizar transacciones es una de esas formas.  Al memorizar una transacción, QuickBooks recuerda todos los detalles relevantes y puede procesarla automáticamente o recordarle su vencimiento.

Una transacción memorizada puede consistir de cuentas cuyos montos son los mismos todos los meses, como el pago del servicio de alojamiento web, u obligaciones cuyos montos cambian con frecuencia, como las cuentas de servicios públicos.  Debido a que usted puede especificar el monto adeudado si éste es fijo, o dejar el monto abierto si éste cambia con frecuencia, esta aplicación es muy flexible y fácil de configurar.

Refresque su memoria

Una vez que empiece a enseñarle a QuickBooks a memorizar transacciones, se preguntará por qué no usó antes esta útil característica.  Supongamos que desea automatizar su cuenta de electricidad.  Primero, cree una transacción sin indicar el monto, como la que se muestra en Figura 1.  Haga clic en el menú Edit, y luego en Memorize Bill.  Aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 2.

Figura 1: Para memorizar el pago de una cuenta que cambia con frecuencia, complete el formulario de transacción sin indicar el monto.

Figura 2: Cuando haga clic sobre Edit/Memorize Bill, se abrirá este cuadro de diálogo.

El nombre del proveedor aparecerá en el campo Name.  Si desea un nombre más descriptivo para reconocerlo si apareciera en una lista, modifíquelo aquí.  Para configurar la transacción repetitiva, deberá tomar algunas decisiones:

  • ¿Desea que QuickBooks le recuerde el vencimiento de su cuenta con anticipación? Haga clic en Remind Me.  De lo contrario, haga clic en Don’t Remind Me.  Y si es una cuenta cuyo monto se mantiene siempre igual, puede hacer clic en Automatically Enter.  Si la transacción es parte de un grupo que usted ha creado, haga clic en el botón With Transactions in Group.
  • ¿Con qué frecuencia paga esta cuenta? Por lo general será mensualmente, pero QuickBooks le da varias opciones.
  • Marque el cuadro Number Remaining si se trata de una transacción con un número determinado de pagos, como por ejemplo el pago de las cuotas de un vehículo de la compañía.
  • ¿Con cuánta anticipación desea que se muestre el aviso? Escriba un número en el campo Days in Advance to Enter.
  • Si ha creado un grupo y desea que esta transacción sea parte de él, seleccione el nombre de la lista desplegable.

Cuando desee utilizar una transacción memorizada, haga clic en el menú Lists y luego en Memorized Transactions List para abrir el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 3.  También puede “memorizar” informes repetitivos.  Para abrir el informe con el que desea trabajar, haga clic, por ejemplo, en Reports/Company & Financial/Profit & Loss YTD Comparison.  Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 4.  Acepte el nombre que aparezca o cámbielo por uno que reconozca con mayor facilidad.  Si desea guardar informes en grupos que haya creado, como por ejemplo “Contador”, seleccione el grupo de la lista desplegable.

Figura 3: La opción Memorized Transactions List puede personalizarse según sus preferencias

Figura 4: El cuadro de diálogo Memorize Report.

Gracias por los recuerdos.

La memorización de transacciones e informes no sólo ayuda a ahorrar tiempo para disfrutar más del verano: es otra de las maneras en que QuickBooks le da un rápido vistazo a sus deudas y créditos y a cómo marcha su compañía en términos generales

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