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2009 pronto llegará a su fin, ¿sabe dónde se encuentran los elementos de su inventario físico? Independientemente de si los guarda en un armario, en una oficina en desuso, o en un depósito, debe controlar cuántos productos tiene, cuántos de ellos se encuentran ordenados y cuándo debe volver a ordenarlos. Afortunadamente, QuickBooks cuenta con herramientas que le ayudan a realizar un seguimiento de todos esos números. Si las usa asiduamente, puede conocer bien el estado de su inventario, independientemente de dónde lo almacene.

(Nota: estas herramientas no se encuentran disponibles en Simple Start ni en QuickBooks Online)

Inventario 101
Observemos la vida de un elemento del inventario. Primero, debe indicarle a QuickBooks que venderá productos. Esta información se pregunta durante la entrevista de EasyStep, pero si por algún motivo no lo configuró, aún puede hacerlo. Haga clic en Edit/Preferences, luego en Items & Inventory y finalmente en Company Preferences. Asegúrese de que esté marcada la primera línea al igual que las otras líneas que desea que estén activas, según se muestra en la Figura 1.

Figura 1: si selecciona esta opción en la ventana Preferences, QuickBooks puede realizar un seguimiento en su inventario.

Luego, verifique su Chart of Accounts para determinar si debe agregar cuentas a fin de satisfacer las necesidades de su inventario. Es un procedimiento sencillo. Vaya a Lists/Chart of Accounts o bien, haga clic en el icono que se encuentra en la página principal. El Chart of Accounts es simplemente una lista de las cuentas que su compañía utiliza y de los saldos de cada una de ellas. QuickBooks realiza un cuadro según el tipo de compañía que tiene pero a medida que su empresa crece, es posible que deba agregar más.En la Figura 2 se muestra un ejemplo de la ventana Chart of Accounts.

Figura 2: En la ventana Chart of Accounts se muestra el saldo de cada una de sus cuentas.

Para agregar una cuenta nueva, haga clic en la flecha que se encuentra al lado de Account y haga clic en New. Seleccione el tipo de cuenta correcto y responda las preguntas que aparecen en la ventana Add New Account. Si tiene alguna pregunta, consulte el archivo de ayuda de QuickBooks.

Puede ver su inventario en alta definición
Luego, debe definir los productos de su compañía. Haga clic en Items & Services en la página principal. Se abre la lista de elementos. Siempre puede regresar aquí si necesita editar un elemento, pero ahora debe crear uno; por lo tanto, haga clic en Item/New. Aparecerá una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 3, pero los campos estarán en blanco. Los registros de los elementos en QuickBooks contienen mucha información sobre cada elemento, que se utilizará en formularios como facturas y documentos como informes.

Figura 3: El registro de un elemento le permite definir el producto de su compañía.

Complete la información en el registro de cada elemento que vende. No podrá modificar los números que se encuentran en la esquina inferior derecha; estos números provienen de otras partes del programa. Para los otros valores, la necesidad de realizar cambios depende del campo. Al definir el elemento, ingresó una cantidad en On Hand. Esto se modificará a medida que vende; por lo tanto, puede modificar el Reorder Point. Por otro lado, el programa calcula en costo promedio (valor del inventario) que es el costo total de los elementos en existencia dividido por la cantidad de elementos en existencia. On P.O. y On S.O. simplemente indican qué parte de su inventario depende de las órdenes de compra y de ventas.

Organícese mejor
QuickBooks permite crear conjuntos, grupos de elementos que se venden juntos como un kit. Si desea crear uno, haga clic en Lists/Item List, luego en la flecha que se encuentra al lado de Item y haga clic en New. Haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Type y seleccione Inventory Assembly. Complete los espacios en blanco en las ventanas de la misma manera que lo haría para un solo elemento y seleccione los elementos individuales del inventario en el cuadro que se encuentra en la parte inferior. En la Figura 4 se ilustra este cuadro.

Figura 4: Un conjunto de elementos facilita revisar información importante sobre los elementos.

Después de haber definido los elementos y los grupos, puede usarlos principalmente en dos lugares: formularios de transacciones y registros. Supongamos que está creando una factura. A medida que completa el formulario, podrá hacer clic en la flecha que se encuentra debajo de ITEM y ver una lista de los elementos que creó. Haga clic en uno de ellos y aparecerá la información que ingresó (por ejemplo, el precio). Haga clic en Reports/Inventory para personalizar y ejecutar los informes disponibles.

Realizar un inventario de manera adecuada, sin tener muchas o pocas cosas en reserva es muy importante para el balance financiero de su compañía. Las herramientas de seguimiento de QuickBooks pueden ayudarle a cumplir con los objetivos actuales.