¿Tiene un plan de negocios? Si no lo tiene, debería hacerlo incluso si es una empresa unipersonal.

Los planes de negocios pueden ser un buen barómetro para determinar el estado de su situación financiera a fin de evaluar si se encuentra en el camino correcto o no. Si no tiene un plan de negocios, (o si el que tiene no está organizado o pulido), puede usar las herramientas de QuickBooks para crear o perfeccionar uno. Le indicaremos cómo utilizar estas herramientas para realizar esta tarea rápidamente y con facilidad.

La estrategia

Para comenzar, seleccione Company > Planning & Budgeting > Use Business Plan Tool, y aparecerá lo mismo que en la Figura 1. La herramienta para el plan de negocios de QuickBooks usa una convención que usan otros productos de Intuit frecuentemente: un vasto asistente que lo guía en el proceso completo. Esta herramienta brinda información y realiza preguntas sobre lo que es necesario en cada pantalla. Usted completa las respuestas (o selecciona las opciones) y el asistente para el plan de negocios que trabaja en el fondo, coloca los datos en el lugar correcto.

El primer tema sobre el que se le preguntará es su compañía. Si tiene una empresa nueva, deberá realizar estimaciones en algunas áreas como el porcentaje de las ventas que se realizarán a crédito.  En otros casos, podrá responder en términos concretos. Por ejemplo, ¿cuáles serán las condiciones de pago de sus clientes?  ¿Cuándo desea que comience el plan de negocios y la proyección financiera?

Figura 1: QuickBooks lo guía en el proceso de creación de un plan de negocios mediante una interfaz fácil de usar.

¿Cuáles son los ingresos?
Continuará con los ingresos y para esto, deberá hacer algunos cálculos (y puede agarrarse la cabeza). Puede completar una hoja de cálculo manualmente, agregando hasta 20 categorías o bien, usar el Income Projection Wizard, como se ilustra en la Figura 2. Si ya trabajó con sus datos en QuickBooks, ciertamente se recomienda la última opción. Estos números se controlarán cuidadosamente y quizás, se revisarán más que otros elementos de su plan de negocios. Asegúrese de poder justificarlos.

Figura 2: El Income Projection Wizard de QuickBooks.

Si realiza la proyección manualmente, prepárese para calcular el Costo de productos vendidos (Cost of Goods Sold, COGS). Este número consta de tres partes:

• Material: ¿Qué porcentaje de cada dólar paga por el costo de los productos? Si tiene una compañía de servicios, ingrese los costos de los materiales relacionados.
• Mano de obra: ¿Qué porcentaje de cada dólar está vinculado con los costos de los empleados relacionados con la producción de los productos?
• Otros: ¿Qué porcentaje de cada dólar destina a otros costos?

Gastos comerciales y más
Tiene las mismas dos opciones que cuando ingresa los gastos. Puede ingresarlos manualmente o usar el Expenses Projection Wizard. En la última opción, las proyecciones se pueden realizar sobre los últimos 12 meses del historial o sobre un promedio de los últimos 12 meses.

En la sección Interview, deberá tener los números disponibles, estos incluyen los siguiente:

• saldos iniciales de las cuentas
• activos que posee o que necesita comprar
• dinero en efectivo disponible para realizar inversiones (si corresponde)
• amortización y depreciación

Al igual que en otras áreas de la herramienta de planificación comercial, los datos que ya existen en QuickBooks se llenarán automáticamente, como en la Figura 3.

Aquí también responderá preguntas sobre el inventario (es decir, si el saldo mínimo es fijo o variable), la financiación de los proveedores, las líneas de crédito y su límite total de crédito.

Figura 3: La herramienta de planificación comercial usa los datos que ya existen en QuickBooks.

Cómo escribir su plan
Es el momento de escribir, pero no entre en pánico pensando que tendrá una pantalla en blanco. La sección Plan está dividida en tres secciones y puede alternarlas. Puede ver el árbol del esquema del plan, que es una ventana que proporciona consejos y ejemplos, y una ventana de entrada de texto como la que se muestra en la Figura 4.

Aunque esta sección está principalmente basada en texto e incluye información sobre temas como los antecedentes de su compañía, los productos y los servicios y la competencia, también deberá ingresar algunos números y la justificación sobre cómo los obtuvo.

Figura 4: La sección Plan está dividida en tres secciones principales.

Cuando haya completado todas las secciones, podrá obtener una vista previa del plan e imprimirlo. QuickBooks lo prepara con la totalidad del texto, las tablas, los gráficos y los cuadros en el lugar indicado y le entrega un plan comercial profesional que puede llevar al banco o, simplemente, puede volver a consultarlo de tanto en tanto para asegurarse de que está en el rumbo correcto.