Desafortunadamente, su trabajo con QuickBooks no termina sólo porque sea verano, el clima sea magnífico y el ciclo escolar haya finalizado. No obstante, hay maneras de minimizar el tiempo que utiliza administrando su dinero y maximizar el tiempo que pasa disfrutando de la playa.  Memorizar transacciones es una de esas formas.  Al memorizar una transacción, QuickBooks recuerda todos los detalles relevantes y puede procesarla automáticamente o recordarle su vencimiento.

Una transacción memorizada puede consistir de cuentas cuyos montos son los mismos todos los meses, como el pago del servicio de alojamiento web, u obligaciones cuyos montos cambian con frecuencia, como las cuentas de servicios públicos.  Debido a que usted puede especificar el monto adeudado si éste es fijo, o dejar el monto abierto si éste cambia con frecuencia, esta aplicación es muy flexible y fácil de configurar.

Refresque su memoria

Una vez que empiece a enseñarle a QuickBooks a memorizar transacciones, se preguntará por qué no usó antes esta útil característica.  Supongamos que desea automatizar su cuenta de electricidad.  Primero, cree una transacción sin indicar el monto, como la que se muestra en Figura 1.  Haga clic en el menú Edit, y luego en Memorize Bill.  Aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 2.

Figura 1: Para memorizar el pago de una cuenta que cambia con frecuencia, complete el formulario de transacción sin indicar el monto.

Figura 2: Cuando haga clic sobre Edit/Memorize Bill, se abrirá este cuadro de diálogo.

El nombre del proveedor aparecerá en el campo Name.  Si desea un nombre más descriptivo para reconocerlo si apareciera en una lista, modifíquelo aquí.  Para configurar la transacción repetitiva, deberá tomar algunas decisiones:

• ¿Desea que QuickBooks le recuerde el vencimiento de su cuenta con anticipación? Haga clic en Remind Me.  De lo contrario, haga clic en Don’t Remind Me.  Y si es una cuenta cuyo monto se mantiene siempre igual, puede hacer clic en Automatically Enter.  Si la transacción es parte de un grupo que usted ha creado, haga clic en el botón With Transactions in Group.
• ¿Con qué frecuencia paga esta cuenta? Por lo general será mensualmente, pero QuickBooks le da varias opciones.
• Marque el cuadro Number Remaining si se trata de una transacción con un número determinado de pagos, como por ejemplo el pago de las cuotas de un vehículo de la compañía.

• ¿Con cuánta anticipación desea que se muestre el aviso? Escriba un número en el campo Days in Advance to Enter.
• Si ha creado un grupo y desea que esta transacción sea parte de él, seleccione el nombre de la lista desplegable.

Cuando desee utilizar una transacción memorizada, haga clic en el menú Lists y luego en Memorized Transactions List para abrir el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 3.  También puede “memorizar” informes repetitivos.  Para abrir el informe con el que desea trabajar, haga clic, por ejemplo, en Reports/Company & Financial/Profit & Loss YTD Comparison.  Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 4.  Acepte el nombre que aparezca o cámbielo por uno que reconozca con mayor facilidad.  Si desea guardar informes en grupos que haya creado, como por ejemplo “Contador”, seleccione el grupo de la lista desplegable.

Figura 3: La opción Memorized Transactions List puede personalizarse según sus preferencias

Figura 4: El cuadro de diálogo Memorize Report.

Gracias por los recuerdos.

La memorización de transacciones e informes no sólo ayuda a ahorrar tiempo para disfrutar más del verano: es otra de las maneras en que QuickBooks le da un rápido vistazo a sus deudas y créditos y a cómo marcha su compañía en términos generales