Archive for December, 2009

La vida de un elemento del inventario

Friday, December 4th, 2009

2009 pronto llegará a su fin, ¿sabe dónde se encuentran los elementos de su inventario físico? Independientemente de si los guarda en un armario, en una oficina en desuso, o en un depósito, debe controlar cuántos productos tiene, cuántos de ellos se encuentran ordenados y cuándo debe volver a ordenarlos. Afortunadamente, QuickBooks cuenta con herramientas que le ayudan a realizar un seguimiento de todos esos números. Si las usa asiduamente, puede conocer bien el estado de su inventario, independientemente de dónde lo almacene.

(Nota: estas herramientas no se encuentran disponibles en Simple Start ni en QuickBooks Online)

Inventario 101
Observemos la vida de un elemento del inventario. Primero, debe indicarle a QuickBooks que venderá productos. Esta información se pregunta durante la entrevista de EasyStep, pero si por algún motivo no lo configuró, aún puede hacerlo. Haga clic en Edit/Preferences, luego en Items & Inventory y finalmente en Company Preferences. Asegúrese de que esté marcada la primera línea al igual que las otras líneas que desea que estén activas, según se muestra en la Figura 1.

Figura 1: si selecciona esta opción en la ventana Preferences, QuickBooks puede realizar un seguimiento en su inventario.

Luego, verifique su Chart of Accounts para determinar si debe agregar cuentas a fin de satisfacer las necesidades de su inventario. Es un procedimiento sencillo. Vaya a Lists/Chart of Accounts o bien, haga clic en el icono que se encuentra en la página principal. El Chart of Accounts es simplemente una lista de las cuentas que su compañía utiliza y de los saldos de cada una de ellas. QuickBooks realiza un cuadro según el tipo de compañía que tiene pero a medida que su empresa crece, es posible que deba agregar más.En la Figura 2 se muestra un ejemplo de la ventana Chart of Accounts.

Figura 2: En la ventana Chart of Accounts se muestra el saldo de cada una de sus cuentas.

Para agregar una cuenta nueva, haga clic en la flecha que se encuentra al lado de Account y haga clic en New. Seleccione el tipo de cuenta correcto y responda las preguntas que aparecen en la ventana Add New Account. Si tiene alguna pregunta, consulte el archivo de ayuda de QuickBooks.

Puede ver su inventario en alta definición
Luego, debe definir los productos de su compañía. Haga clic en Items & Services en la página principal. Se abre la lista de elementos. Siempre puede regresar aquí si necesita editar un elemento, pero ahora debe crear uno; por lo tanto, haga clic en Item/New. Aparecerá una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 3, pero los campos estarán en blanco. Los registros de los elementos en QuickBooks contienen mucha información sobre cada elemento, que se utilizará en formularios como facturas y documentos como informes.

Figura 3: El registro de un elemento le permite definir el producto de su compañía.

Complete la información en el registro de cada elemento que vende. No podrá modificar los números que se encuentran en la esquina inferior derecha; estos números provienen de otras partes del programa. Para los otros valores, la necesidad de realizar cambios depende del campo. Al definir el elemento, ingresó una cantidad en On Hand. Esto se modificará a medida que vende; por lo tanto, puede modificar el Reorder Point. Por otro lado, el programa calcula en costo promedio (valor del inventario) que es el costo total de los elementos en existencia dividido por la cantidad de elementos en existencia. On P.O. y On S.O. simplemente indican qué parte de su inventario depende de las órdenes de compra y de ventas.

Organícese mejor
QuickBooks permite crear conjuntos, grupos de elementos que se venden juntos como un kit. Si desea crear uno, haga clic en Lists/Item List, luego en la flecha que se encuentra al lado de Item y haga clic en New. Haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Type y seleccione Inventory Assembly. Complete los espacios en blanco en las ventanas de la misma manera que lo haría para un solo elemento y seleccione los elementos individuales del inventario en el cuadro que se encuentra en la parte inferior. En la Figura 4 se ilustra este cuadro.

Figura 4: Un conjunto de elementos facilita revisar información importante sobre los elementos.

Después de haber definido los elementos y los grupos, puede usarlos principalmente en dos lugares: formularios de transacciones y registros. Supongamos que está creando una factura. A medida que completa el formulario, podrá hacer clic en la flecha que se encuentra debajo de ITEM y ver una lista de los elementos que creó. Haga clic en uno de ellos y aparecerá la información que ingresó (por ejemplo, el precio). Haga clic en Reports/Inventory para personalizar y ejecutar los informes disponibles.

Realizar un inventario de manera adecuada, sin tener muchas o pocas cosas en reserva es muy importante para el balance financiero de su compañía. Las herramientas de seguimiento de QuickBooks pueden ayudarle a cumplir con los objetivos actuales.

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The Life of an Inventory Item

Friday, December 4th, 2009

2009 is soon drawing to a close. Do you know where your physical inventory items are? Whether you keep them in a closet, in an unused office, or a warehouse, you need to keep a close watch on how many products you have, how many have been ordered, and when it’s time to reorder. Fortunately, QuickBooks has tools that help you track all of those numbers. If you’re conscientious about making use of them, you should have a good sense of the state of your inventory, wherever you store it.

(Note: These tools are not available in Simple Start or QuickBooks Online.)

Inventory 101
Let’s take a look at the life of an inventory item. First, you have to tell QuickBooks that you will be selling products. It asks for this information during the EasyStep interview, but if for some reason you didn’t set this up, you can still do it. Click Edit/Preferences, then Items & Inventory, and then Company Preferences. Make sure the first line is checked, as well as any others you want active, as seen in Figure 1.


Figure 1: You can have QuickBooks track your inventory by selecting this option in the Preferences window.

Next, check your Chart of Accounts to see if you need to add any accounts to meet your inventory needs. This is easy. Go to Lists/Chart of Accounts, or click the icon on the home page. The Chart of Accounts is simply a list of the accounts your company uses, and the balance for each. QuickBooks sets a chart up for you based on the type of company you have, but as your business grows, you may need to add more. Figure 2 shows an example of the Chart of Accounts window.


Figure 2: The Chart of Accounts window shows you the balance for each of your accounts.

To add a new account, click on the arrow next to Account and click New. Select the correct type of account, and answer the questions in the Add New Account window. If you have any questions here, consult QuickBooks’ help file.

See your Inventory in High Definition
Next you’ll have to define your company’s products. Click Items & Services on the home page. The Item list opens. You can always come back here when you need to edit an item, but you may want to create one now. So click Item/New. You’ll see a screen similar to the one pictured in Figure 3, but its fields will be blank. Item records in QuickBooks contain a good amount of information about each item, which will be used in forms like invoices and documents like reports.


Figure 3: An item record allows you to define your company’s product.

Fill out the information in each item record for each item you sell. You won’t be able to alter the numbers in the lower right corner; these come from other parts of the program. As for the other values, the need to make changes depends on the field. When you defined the item, you entered an On Hand amount. This of course will change as you sell, so you can change the reorder point. Conversely, the average cost (value of your inventory) is calculated by the program; it’s the total cost of items in stock divided by the number of items in stock. On P.O. and On S.O. simply indicate how much of your inventory is promised on purchase orders and sales orders.

Get Better Organized
QuickBooks lets you create assemblies, groups of items that are sold together as a kit. If you want to create one, click Lists/Item List, then click the arrow next to Item and click New. Click the arrow under Type, and select Inventory Assembly. Fill in the blanks on the window as you would for a single item, and select the individual inventory items in the box at the bottom. This box is pictured in Figure 4.


Figure 4: An item assembly makes it easy to reviews important item details.

Once you’ve defined your items and assemblies, you can use them in two places primarily: transactions forms and records. Let’s say you’re creating an invoice. As you’re filling out the form, you’ll be able to click the arrow under ITEM and view a list of the items you’ve created. Click on one, and the details you’ve entered (like price) will appear. Click Reports/Inventory to customize and run the reports available.

Maintaining an adequate inventory-not keeping too much or too little on hand-is critical to your company’s financial balance. QuickBooks’ tracking tools can help you meet that ongoing goal.

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