Algunas bolas de cristal financieras nos indican que hay indicios de que la recesión puede estar dando sus últimos suspiros. Pero aún recibe esas facturas y es posible que haya tenido un verano prolongado y árido y menos ingresos de los que puede utilizar para cumplir con esas obligaciones comerciales.
Las versiones de escritorio de QuickBooks pueden resultar útiles. No pueden hacer aparecer mágicamente más dinero en sus fondos, pero pueden ayudarle a administrar sus facturas a fin de que siempre conozca todo lo que sucede y no se lleva sorpresas desagradables. Esto satisface tanto a usted como a sus proveedores y minimiza la posibilidad de que su informe de crédito se vea afectado de manera desfavorable. Además, al conocer muy bien cuándo se vencen todas las facturas y al poder sincronizarlas adecuadamente, puede maximizar el flujo de efectivo.
(Estas herramientas de pago de facturas están disponibles en todas las versiones de QuickBooks posteriores a Simple Start).
Ingrese primero y luego pague
Puede imitar su antiguo método manual para el pago de facturas de manera sencilla con la convención de confección de cheques de QuickBooks. Pero si hace esto, corre el riesgo de pagar la factura dos veces. Si realiza el proceso que se indica en la Figura 1 en el que ingresa y luego paga, se asegurará de registrar el gasto en el mismo periodo en que se incurrió.
Para comenzar, haga clic en el icono Enter Bills o Vendors/Enter Bills. Como se muestra en la Figura 2, aparece el cuadro de diálogo Enter Bills. Si recibió una factura, asegúrese de que el cuadro que se encuentra en la parte superior derecha esté marcado y de que el botón de opción Bill esté marcado.
Figura 1: encontrará estos iconos en el diagrama de flujo gráfico de QuickBooks.
Figura 2: Cuadro de diálogo Enter Bills.
Luego, haga clic en la flecha que se encuentra al lado de la lÃnea Vendor para seleccionar un proveedor actual o agregar un proveedor nuevo. Si es necesario, cambie la fecha e ingrese un número de referencia (esto puede evitar que se produzcan confusiones más adelante). Luego, ingrese el monto adeudado.
Cuando configura a los proveedores al principio, puede establecer condiciones para cada proveedor o aceptar la opción predeterminada. En este caso, el campo Terms ya estará completo y se generará la fecha de vencimiento correcta de la factura. Si lo desea, puede ingresar una nota descriptiva en ese campo.
Sugerencia: cuando esté ingresando facturas, use el menú contextual para ver más opciones.
Como esto era un gasto, deberá registrarlo como tal. Asegúrese de que la pestaña Expenses esté resaltada y haga clic en el campo Account. Haga clic en la flecha que aparece para que se despliegue la lista y seleccione el tipo de gasto correspondiente. Complete el resto del campo en la lÃnea y asegúrese de marcar el cuadro Billable si es algo que puede cobrar a un cliente. Si debe dividir el gasto en categorÃas diferentes, cree una lÃnea nueva y un monto para cada una de ellas. Ahora su factura es similar a la que aparece en la Figura 3.
Haga clic en la pestaña Items y complete los campos que se encuentran allà si en su gasto se incluyen productos. Para hacer esto, debe tener Inventory activado. Haga clic en Save & Close o en Save & New. Ahora, QuickBooks trabaja en el fondo e incrementa las cuentas a pagar y divide la factura en varios informes.
Figura 3: asegúrese de que la pantalla de ingreso de facturas esté lo más completa posible.
Pago de deudas
Cuando sea el momento de cancelar las deudas, haga clic en el icono Pay Bills, o haga clic en Vendors/Pay Bills. Verá una pantalla similar a la que aparece en la Figura 4. Marque el botón de opción que se encuentra al lado de la preferencia correcta para ver todas las facturas, o bien, limite la lista a aquellas que se encuentran en o antes de una fecha especÃfica. Coloque una marca de verificación al lado de las facturas que desea pagar. El monto correcto se debe completar de manera predeterminada, pero puede cambiar esta opción para realizar un pago parcial.
Si desea ver la factura, realizar un descuento o usar créditos, haga clic en esos botones. Seleccione una fecha de pago, un método (con cheque o tarjeta de crédito) y si no aparece el monto correcto, puede cambiarlo.
Figura 4: el cuadro de diálogo Pay Bills permite finalizar el trabajo fácilmente.
Después de haber pagado una factura, los saldos de sus cuentas a pagar y de la libreta de cheques disminuyen y se actualizan el saldo y los informes del proveedor. QuickBooks imprime un sello de agua que dice PAID en la factura para evitar confusiones en el futuro.
Sugerencia: para ver las facturas que ya pagó, vaya a Vendor Center.
Es hora de que deje de de apilar las facturas en un pincha papeles antiguo y de controlarlas todos los dÃas para ver lo que debe pagar. Descubrirá que las funciones de pago de facturas de QuickBooks tienen muchos beneficios como una mejor calificación crediticia, menos avisos de vencimientos atrasados y un mejor flujo de efectivo.
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